[Guide] Organiser un événement gaming pour une collectivité
Guide
Temps de lecture: 5 minutes
Sommaire:
Pourquoi organiser un événement gaming au sein d’une collectivité ?
Étapes clés pour planifier un événement gaming réussi
Choix du format et des activités
Communication et promotion de l’événement gaming
Le jour J et l’après : déroulé, présence, valorisation
Après l’événement : bilan et pérennisation
Le jeu vidéo s'impose aujourd'hui comme un pilier de la culture numérique en France, touchant une majorité de la population.
En 2024, 38,3 millions de Français âgés de 10 ans et plus, soit 70 % de la population, pratiquent les jeux vidéo au moins occasionnellement.
Organiser un événement gaming pour une collectivité peut transformer la dynamique locale. Que ce soit pour rassembler les jeunes, encourager la mixité générationnelle ou simplement animer la vie municipale, le gaming offre un terrain fertile d'initiatives engageantes et innovantes.
Dans ce guide complet, nous vous expliquons comment organiser un événement gaming pour une collectivité, pas à pas. De la planification logistique à la promotion, en passant par le choix des jeux, suivez nos conseils pratiques pour réussir cet événement fédérateur. 🎉
1. Pourquoi organiser un événement gaming au sein d’une collectivité ?
Les bénéfices pour les jeunes et les familles
Le jeu vidéo est aujourd’hui le loisir préféré des moins de 35 ans ! Pour une ville, c’est une manière directe de :
Reconnecter avec les adolescents et jeunes adultes parfois éloignés de l’offre culturelle traditionnelle.
Animer les vacances scolaires et les week-ends.
Stimule la créativité, la coopération et la stratégie
Crée un espace d'échange intergénérationnel autour d’une passion commune.
C’est aussi un formidable moyen de valoriser les compétences numériques des jeunes et de leur donner une scène d’expression !
Une stratégie pour dynamiser la vie locale
Un événement gaming attire de nouveaux publics : ados, jeunes adultes, familles et même seniors curieux. Il permet de :
Renforcer le tissu associatif local,
Encourage l’inclusion sociale,
Favoriser la collaboration entre établissements scolaires, médiathèques et maisons de quartier,
Animer les périodes creuses, comme les vacances ou les week-ends d’hiver.
2. Étapes clés pour planifier un événement gaming réussi
Avant de lancer un événement autour du jeu vidéo, il est essentiel pour une ville ou une commune de bien cadrer son intention. Organiser un événement gaming n’est pas un simple divertissement ponctuel : c’est un outil d’action publique qui peut répondre à des objectifs très variés. Voici les plus fréquents.
Identifier les objectifs et le public cible
Questions à se poser | Pourquoi c’est important ? |
|---|---|
À qui s’adresse l’événement ? (jeunes, familles, les deux ?) | Pour adapter les jeux, les messages, la communication. |
Souhaite-t-on intégrer une dimension éducative ou préventive ? | Pour prévoir des animations spécifiques (conférences, expositions, ateliers). |
Quelle place pour les compétitions ou le freeplay ? | Car tous les publics ne viennent pas pour les mêmes raisons. |
Quel format est envisageable selon nos capacités ? | Une journée ? Un week-end ? Une semaine ? |
Souhaite-t-on capitaliser sur cet événement (photos, communication, bilan) ? | Pour valoriser l’action municipale et préparer d’autres éditions. |
Définir ces paramètres orientera toutes les étapes suivantes.
Structurer et préparer son événement gaming
Une fois les objectifs posés, il est temps de construire le projet dans sa forme opérationnelle. L’enjeu est ici de garantir une organisation fluide, sécurisée et engageante pour le public, tout en maîtrisant les contraintes techniques et humaines.
Choisir le bon lieu: voici les critères intéressants à garder en tête:
Privilégiez un lieu central et accessible (salle de spectacle, gymnase, médiathèque…)
Capacité d'accueil: prévoyez un espace suffisant pour pour les postes de jeux, la potentielle scène.
Infrastructure technique: capacité électrique (prises), réseau stable, sécurité incendie, ventilation.
Lors de la structuration d'un projet, votre chargé de projet dédié échange avec vous pour définir les meilleures conditions et crée un plan.
Planifier les étapes clés
📅 Voici un rétroplanning indicatif pour une préparation optimale :
Phase | Actions clés |
|---|---|
1 à 3 mois avant | Définir les objectifs, réserver le lieu, cadrer le budget, valider une date. |
3 mois à 1 mois avant | Prévoir les supports de communication, valider la programmation finale. |
3 à 4 semaines avant | Lancer la communication, anticiper les aspects logistiques (accueil, signalétique…) |
Semaine de l’événement | Ouvrir le site à la date prévue, fournir les équipements municipaux (tables, chaises, multiprises), accueillir les prestataires |
Jour J | Être présent en ouverture, accueillir éventuellement les élus ou partenaires. |
Post-événement | Récupérer les retours si souhaité, valoriser l’action dans la communication municipale |
🧘♀️ Bon à savoir : dans la majorité des cas, une collectivité n’a besoin que de 1 à 2 référents maximum, parfois bénévoles ou rattachés au service jeunesse. Le reste peut être entièrement pris en charge par des intervenants spécialisés, qui gèrent la technique, l’animation, la sécurité et le bon déroulé.
3. Choix du format et des activités
Un bon événement gaming, c’est d’abord une ambiance : des écrans allumés, des rires, des défis entre amis, des parents qui s’essaient à la manette… Et pour ça, rien de tel qu’une programmation bien pensée, avec des espaces variés, dynamiques et accessibles à tous ! 🕹️
Tournois esports
Les compétitions de jeux vidéo sont l’un des temps forts les plus attendus. Mario Kart, Super Smash Bros, Fifa… tous ces jeux très populaires garantissent un véritable succès de l'événement ! Elles créent de l’engagement, de l’ambiance, et surtout… des souvenirs !
Mario Kart, Super Smash Bros, FIFA, Rocket League : ces titres fédérateurs sont parfaits pour lancer des tournois simples, spectaculaires et ouverts à tous.
Les matchs peuvent être diffusés sur écran géant avec un animateur micro, façon "mini-arène" locale.
On joue, on gagne des récompenses… et parfois, on revient pour prendre sa revanche l’année suivante !
Espaces jeu libre
Un espace de jeux en accès libre (freeplay) permet à chacun de jouer à son rythme, seul, en famille ou entre amis.
On y retrouve les grands classiques : Mario Kart, Minecraft
Le format est fluide : pas besoin d’inscription, chacun passe, s’amuse et découvre.
Parfait pour les familles, les plus jeunes et ceux qui viennent “juste pour voir”.
🌈 C’est l’espace qui met tout le monde d’accord.
Rétrogaming, VR…
Installez des espaces libres avec :
Consoles rétros (NES, MegaDrive, Gamecube…),
Just Dance
Casques de réalité virtuelle pour l’effet “waouh” !
Ces espaces sont parfaits pour créer un pont entre générations, et les possibilités sont infinies. Découvrez le reste des espaces et animations juste ici.
💬 Sensibilisation: comprendre pour mieux jouer
Parce que le jeu vidéo, c’est aussi une porte d’entrée vers des discussions utiles :
Expositions sur les métiers du jeu vidéo, les risques d’addiction ou le rôle des parents
Ateliers parents-enfants pour mieux comprendre les jeux, les PEGI, les temps d’écran…
Présence de médiateurs numériques, pour un accompagnement bienveillant
🎓 Ces espaces rassurent, informent, et complètent parfaitement la dimension festive de l’événement.
4. Communication et promotion de l’événement gaming
Un événement gaming, aussi qualitatif soit-il, ne fonctionne que si le public est au rendez-vous. La bonne nouvelle ? C’est un type d’événement qui attire naturellement, à condition d’en parler aux bonnes personnes, aux bons endroits, avec les bons mots. 📢
Qui informer en priorité ?
Chaque type de public a ses canaux préférés. Il est donc utile de segmenter la communication :
Public cibleOù les toucher ?Comment leur parler ?Jeunes (collège, lycée)Réseaux sociaux, écoles, maisons de quartier, centres jeunesse“Viens défier tes potes sur Mario Kart !”, “Tournoi Smash Bros – lots à gagner”Parents & famillesAffiches dans les lieux publics, info via les écoles, Facebook local“Un samedi pour jouer avec vos enfants”, “Animations gaming gratuites – dès 6 ans”Élus, partenaires locauxEmail, invitation officielle, panneau lumineux de la ville“Votre commune innove avec un événement autour du jeu vidéo et du numérique”
Supports de communication essentiels
Pas besoin d’une grosse campagne. L’important, c’est d’avoir des supports clairs, bien diffusés, et adaptés au ton de l’événement :
Affiches A3/A4 à diffuser dans les écoles, bibliothèques, commerces, centres sociaux
Visuels pour les réseaux sociaux (posts, stories Instagram, bannière Facebook…)
Texte pour le panneau d’information lumineux de la ville
Relais dans les newsletters municipales ou sur le site internet de la mairie
La communication est à commencer idéalement un mois avant l'événement.
Quand ? | Action recommandée |
|---|---|
3 semaines avant | Lancement de la com’ en ligne (réseaux, site mairie) + affichage |
2 semaines avant | Relance dans les groupes locaux, diffusion en physique (commerces, écoles) |
2 semaines avant | Post teasing ou rappel (“J-7 !”) |
La veille | Dernier post pour mobiliser les indécis + message sur les groupes WhatsApp/parents |
Le Jour J | Stories/vidéos en live, accueil du public, partage de photos |
5. Le jour J et l’après : déroulé, présence, valorisation
Le jour de l’événement est un moment clé. Tout est en place, les jeux sont prêts, les écrans allumés… et le public arrive. Pour la collectivité, le rôle est avant tout symbolique et relationnel : assurer une présence bienveillante, accueillir les partenaires, représenter la ville.
Le jour J : rôle de la collectivité
Dans la majorité des cas, une fois la salle ouverte, l’équipe en charge de l’animation prend le relais. Côté commune, voici les principales choses à prévoir :
Accès au lieu (clés, ouverture, mise à disposition du mobilier)
Accueil symbolique en début d’événement (mot d’ouverture si souhaité, passage d’un élu)
Présence ponctuelle dans la journée pour rencontrer les habitants, voir les espaces, faire quelques photos
Coordination légère : si des bénévoles ou agents municipaux sont mobilisés, un point de contact suffit
🎤 À noter : beaucoup d’élus apprécient de venir sur le temps fort des tournois ou pour remettre des prix symboliques (même un simple diplôme ou une médaille). C’est un moment très apprécié par les jeunes… et excellent pour la communication municipale !
Fluidité, sécurité, technique : tout est géré sur place
La configuration, le montage, la gestion des flux, la technique, les ajustements de dernière minute… tout cela doit être assumé par des professionnels formés, afin que la collectivité puisse se concentrer sur l’essentiel : la rencontre avec les habitants et la valorisation du projet.
Après l’événement : bilan et pérennisation
Un événement gaming est aussi une opportunité de communication post-événement. Il montre une commune dynamique, proche de ses jeunes, engagée sur les sujets du numérique et de la culture.
Voici quelques pistes simples pour capitaliser après coup :
Publier quelques photos ou une courte vidéo : montrer l'ambiance, remercier les participants
Poster un message de remerciement sur les réseaux ou le site de la ville: créer du lien, encourager les retours positifs
📍 Résultat : la commune renforce sa position d’acteur innovant, accessible et à l’écoute de sa population.
Conclusion : Faites rayonner le gaming dans votre collectivité
Organiser un événement gaming dans une commune, c’est bien plus qu’une animation ponctuelle. C’est un signal fort envoyé à la jeunesse, aux familles, aux habitants : celui d’une ville qui évolue avec son temps, qui comprend les codes culturels actuels, et qui souhaite proposer des espaces où le numérique devient un levier de lien, d’inclusion et de découverte.
Ce type de projet ne demande pas forcément une mobilisation massive en interne. Il peut être clé en main, souple, et entièrement adapté aux réalités d’une collectivité : petites ou grandes communes, contexte rural ou urbain, événements scolaires ou festifs… Le jeu vidéo s’adapte à tous les territoires.
Que vous envisagiez une première édition simple ou un événement plus ambitieux, vous avez désormais toutes les clés pour concevoir un rendez-vous attractif, fluide et accessible à tous.
🤝 Besoin d’un accompagnement pour concrétiser votre projet ? Contactez-nous ou retrouvez plus d'infos sur la page dédiée ici !
